Cet article est un article invité rédigé par Anthony Tobelaim, co-fondateur de Siit un logiciel qui réinvente le support employé pour améliorer l’expérience collaborateur.
Chez Siit, nous ne considérons pas simplement l’automatisation des RH comme une série de processus mécaniques. Pour nous, c’est l’outil qui façonne positivement l’expérience de chaque employé. Que vous soyez un employé ou le membre de l’équipe RH, cette transformation va au-delà de la productivité.
Avant d’examiner les avantages de l’automatisation des RH pour vous et votre organisation, jetons un coup d’œil au coût de ne pas automatiser.
Laisser les processus RH dans l’ère manuelle peut déclencher une série de conséquences. Selon une étude de Harris Poll & CareerBuilder, les responsables RH non automatisés signalent une myriade de problèmes, dont une baisse de la productivité, plus d’erreurs, des coûts plus élevés, et des expériences mitigées pour les candidats, les employés et les responsables de l’embauche.
Quels sont les problèmes rencontrés ?
Comme pour tout type d’automatisation, les économies de temps et de coûts sont parmi les avantages les plus immédiats de l’automatisation des RH.
En plus des 35 % d’économies de coûts de l’étude mentionnée ci-dessus, il suffit de regarder le temps que vous et votre équipe consacrez actuellement aux tâches administratives.
Une étude de Kienbaum a révélé que 39 % du temps des RH est consacré aux tâches administratives. Ainsi, réduire le temps passé sur les tâches administratives de seulement 50 à 70 % libérerait déjà considérablement votre emploi du temps. Et c’est du temps que vous pourriez investir dans l’optimisation des processus inefficaces, ce qui permet à votre organisation d’économiser encore plus d’argent. C’est un cercle vertueux !
Moins vous avez d’automatisation en place aujourd’hui, plus les économies de temps et d’argent seront impressionnantes. Mais même si vous ne partez pas de zéro, promouvoir davantage l’automatisation des RH sera presque certainement rentable.
Sans automatisation, les employés sont inévitablement traités de manière inconsistante. Vous pouvez avoir des directives robustes, mais il est facile de sauter une étape ici et de faire une exception là-bas.
Imaginons qu’un employé souhaite prendre un congé sabbatique et obtient immédiatement l’approbation après avoir envoyé un courriel informel rapide. Trois mois plus tard, un autre employé avec la même demande doit remplir un long formulaire et demander l’approbation de deux collègues seniors. Résultat : le deuxième employé se sent traité de manière injuste, voire discriminatoire. L’automatisation du processus de demande de congé sabbatique garantirait que chaque employé suive le même processus.
L’automatisation des processus clés des RH vous aide également à rester conforme à la législation du travail et à d’autres réglementations locales. Un processus qui s’exécute automatiquement est par nature clairement défini et traçable, vous n’avez donc pas à vous inquiéter de manquer une étape dont votre équipe ou des employés individuels pourraient être responsables.
Il y a une idée fausse selon laquelle les employés désirent une communication directe et en personne chaque fois qu’ils ont besoin de quelque chose des RH.
La réalité est beaucoup plus nuancée.
Bien sûr, le contact personnel est inégalé pour certains sujets complexes ou émotionnels. Mais pour la grande majorité des tâches, tout ce que les employés veulent, c’est la rapidité et la commodité.
Imaginez si vous deviez parler à une personne chaque fois que vous commandez un article en ligne ou que vous voulez suivre votre colis. Toutes les principales plateformes de commerce électronique facilitent l’interaction sans nécessité de contact direct. En revanche, si vous êtes sur le point de faire un achat important, vous pourriez rechercher le conseil personnel que vous obtenez dans un magasin local.
Le contact personnel concerne le fait d’avoir les bonnes conversations, et non d’obliger les employés à vous parler pour chaque petite question ou demande.
Dans ces cas cas là, automatiser les processus Rh devient donc un outil pour améliorer l’expérience des collaborateurs.
Ce qui est formidable lorsque vous améliorez votre jeu d’automatisation des RH, c’est que vous verrez des résultats très rapidement.
À chaque tâche ou point de contact que vous automatisez, l’expérience pour vous et vos collaborateurs devient un peu plus efficace, cohérente et agréable.
Prenons le cas de Jean, un employé qui s’est rendu compte qu’il y avait un problème avec ses jours de congé. Dans un monde sans automatisation, Jean aurait d’abord envoyé un e-mail à son manager, Catherine, expliquant son problème. Catherine, à son tour, aurait sollicité l’avis de l’HRBP, Rachel, pour obtenir une réponse à la question de Jean.
Le processus manuel commence, et Jean se retrouve à attendre. Trois jours s’écoulent. Trois jours de questions tourbillonnant dans l’esprit de Jean. Est-ce que j’ai pris plus de jours que je n’en avais le droit ? Est-ce que cela va affecter mes projets personnels ? La frustration et le stress montent.
Maintenant, imaginons un monde où Siit, notre assistant RH intelligent, est en action. Jean pose simplement sa question dans Slack, l’environnement de communication de l’équipe. Siit répond instantanément, fournissant à Jean une explication claire sur son solde de congé. Pas besoin de déranger Catherine ou Rachel, pas d’attente de trois jours.
L’efficacité est évidente. Jean obtient la réponse dont il a besoin instantanément, évitant ainsi toute frustration inutile. Pendant ce temps, Catherine et Rachel peuvent se concentrer sur des tâches plus complexes, laissant Siit gérer rapidement et efficacement les questions courantes. C’est une victoire pour tout le monde : l’employé, l’équipe RH, et même le manager. L’automatisation des RH, c’est bien plus qu’une optimisation des processus, c’est une amélioration tangible de l’expérience de chacun.
Pourquoi ne pas commencer par offrir aux employés un support automatisé via un assistant virtuel intelligent dans Slack ou Microsoft Teams ? Vous pouvez faire cela et bien plus encore avec notre plateforme d’automatisation des RH, Siit.
